Для виготовлення ДУБЛІКАТУ загубленого документа про освіту необхідно надати до управління освіти і науки наступні документи:

1. Клопотання управління (відділу) освіти щодо виготовлення дублікату;
2. Підтвердження замовлення на виготовлення дубліката документа про освіту для загальноосвітнього навчального закладу (зразок 1);
3. Витяг з книги обліку та видачі документів про освіту (зразок 2);
4. Згода особи на збір та обробку персональних даних (зразок 3);
5. Ксерокопія книги обліку та видачі документів про освіту, завірена печаткою та підписом керівника закладу;
6. Завірена ксерокопія паспорту особи, яка загубила документ;
7. Квитанції про сплату за послуги з виготовлення дублікату (відповідно до листа УОН від 28.04.2011№вх.01/04-0869 «Щодо порядку оплати документів про освіту в 2011 році»);
8. Екземпляр періодичного видання, в якому розміщено об’яву про втрату документа про освіту;
9. Копію наказу по закладу освіти про виготовлення дублікату.

В разі, якщо заклад, який закінчила особа, було закрито або реорганізовано (зниження ступеню, зміна статусу, присвоєння імені тощо), крім вищезазначених документів, необхідно надати також:

1. Завірену копію рішення органа місцевого самоуправління про закриття або реорганізацію закладу;
2. Завірену копію наказу по управлінню (відділу) освіти про передачу архіву закладу та правонаступництво стосовно видачі архівних довідок та дублікатів документів про освіту (в разі закриття закладу).

В разі, якщо в оригіналі документа було допущено помилку, до пакету документів додаються письмове пояснення керівника закладу та клопотання про внесення змін та виготовлення дублікату на правильне ПІБ (зразок 4). Замовлення на дублікат оформлюється на правильне ПІБ.

Під час оформлення пакету документів на виготовлення дублікату необхідно взяти до уваги наступне:

• Правонаступником державного підприємства «Державний центр прикладних інформаційних технологій» є державне підприємство «Інфоресурс», на яке необхідно адресувати всі документи з виготовлення дубліката або передруку документів про освіту;
• На документах, які надаються навчальним закладом, обов’язково повинні бути кутовий штамп з вихідним номером та печатка закладу;
• Підписувати документи від навчального закладу має право виключно керівник; документи, підписані, особою, що тимчасово виконує обов’язки директора закладу, не приймаються;
• У стовпчику «примітка» зазначається наявність відзнаки: ЗВ (свідоцтво з відзнакою), ЗМ (золота медаль), СМ (срібна медаль); у разі відсутності відзнаки у цьому стовпчику ставиться прочерк;
• У стовпчику «підстава» зазначаються дата та номер наказу по закладу освіти про видачу дубліката;
• До згоди особи в разі, якщо замовник документа змінив прізвище з моменту отримання документа про освіту, додається завірена копія юридичного документа про зміну прізвища (судове рішення, копія свідоцтва про шлюб тощо);
• Печаткою та підписом керівника закладу необхідно завіряти кожну окрему сторінку ксерокопії книги видачі; рядок, в якому містяться дані про особу-замовника дублікату, необхідно виділяти кольором;
• В разі, якщо в книзі видачі документів про освіту в персональних даних особи або у серії, номері оригіналу наявні виправлення, зазначені виправлення скріплюються печаткою та підписом директора, а до пакету документів додається письмове пояснення керівника закладу із інформацією про причини виправлень, прізвищами винних осіб та зазначенням, які саме дані замовника є вірними;
•  Серія та номер загубленого документу та персональні дані особи, на ім’я якої видано оригінал документу, повинні точно співпадати у всіх документах від закладу (підтвердженні, витягу, книзі видачі);
• Сплата за документи здійснюється окремими квитанціями – за бланк дублікату та за послуги за його виготовлення – 36,50 грн. та 18,00 грн. відповідно; до управління освіти і науки надаються для перевірки оригінали квитанцій;
• В газетній об’яві повинна міститися інформація про ПІБ особи, серію та номер загубленого документа, назва закладу та дата видачі документа; до управління освіти і науки надається для перевірки оригінал газети з відповідною об’явою.

Для виготовлення ПЕРЕДРУКУ документа про освіту, що містить помилку, необхідно надати до управління освіти і науки наступні документи:

1. Клопотання управління (відділу) освіти щодо виготовлення передруку;
2. Оригінал документу для повернення до МОНУМС для знищення (в разі, якщо це пластикова картка, виготовлена фотокомп’ютерним способом );
3. Акт про знищення додатка до свідоцтва (атестату) як такого, що містить помилку;
4. Клопотання від навчального закладу про внесення змін до бази даних (зразок 5);
5. Завірена ксерокопія паспорту особи, яка замовила передрук;
6. Згода особи на збір та обробку персональних даних;
7. Квитанція про сплату за послуги з виготовлення передруку; звертаємо увагу, що за передрук документа сплачується лише вартість пластикової картки, тобто 36,50 грн.

В разі, якщо помилковий документ є паперовою карткою, оригінал документу знищується, а до пакету документів додаються:

1. Замість оригінала – завірена ксерокопія помилкового документа;
2. Акт про знищення оригінала як такого, що містить помилку;
3. Письмове пояснення керівника закладу про причини помилки.